Données personnelles – Partenaires

Politique des données personnelles des partenaires de l’AFPICL – (Association des Fondateurs et des Protecteurs de l’Institut Catholique de Lyon)

1. PRÉAMBULE

 

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

  • le « responsable du traitement » : l’AFPICL ;
  • le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l’AFPICL ;
  • les « personnes concernées » : désigne les partenaires de l’AFPICL. Les partenaires peuvent être selon les cas : des auditeurs UNIVA, des parents d’étudiants, des anciens étudiants, des maîtres de stages, des fournisseurs, des personnes publiques, etc. ;
  • les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part de l’AFPICL. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des salariés de l’AFPICL que des organismes extérieurs (établissement bancaire, organismes publiques, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. OBJET

 

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle l’AFPICL est tenue en application du RGPD (article 12) et de formaliser les droits et les obligations de ses partenaires au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. PORTÉE

 

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux partenaires de l’AFPICL.

L’AFPICL met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise. Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont l’AFPICL est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui ne seraient pas créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par l’AFPICL (traitement dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’AFPICL ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’AFPICL.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre l’AFPICL et les partenaires.

4. TYPES DE DONNEES COLLECTEES

 

Destinataires internes

Destinataires externes

  • Données techniques
  • (selon les cas d’usage)
  • Données d’identification (adresse IP)
  • Données de connexion (logs)
5. ORIGINES DES DONNÉES

 

Les données relatives à nos partenaires sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe).

Toutefois, l’AFPICL peut également collecter par le biais de collecte indirecte et notamment dans le cadre de l’organisation de la formation continue, vos données d’identité et d’identification.

6. FINALITES ET BASES LÉGALES

 

Selon les cas, l’AFPICL traite vos données pour les finalités suivantes :

  • gestion de la relation des anciens étudiants ;
  • gestion de la relation parents-étudiants ; li>
  • gestion de la location des locaux et vente de goodies ;
  • réalisation de campagne de newsletter et de mails personnalisés ;
  • opération de campagne de téléprospection ;
  • réalisation de campagne papier ;
  • gestion du système d’information de l’AFPICL ;
  • gestion de nos relations partenaires (notamment la gestion annuaire) ;
  • invitation et organisation d’évènements, de manifestations à caractère culturel, académique, socioéconomique et sociétale ;
  • élaboration de statistiques.

Ces finalités reposent d’une part sur l’exécution de la relation contractuelle et commerciale entre l’AFPICL et ses partenaires, d’autre part sur les intérêts légitimes de disposer de telles informations notamment pour les anciens étudiants, les maitres de stages, auditeurs libres et parents d’étudiants.

7. DESTINATAIRES DES DONNÉES – HABILITATION ET TRAÇABILITÉ

 

L’AFPICL s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Destinataires internes

Destinataires externes

  • le personnel habilité de l’AFPICL, des services chargés de traiter la relation partenaire, des services administratifs et comptables, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle, etc.) ;
  • les partenaires institutionnels, les sociétés extérieures entre autre les sous-traitants du Système d’Information et de maintenance des solutions technologiques.
  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;

 

Les destinataires des données à caractère personnel des partenaires au sein de l’AFPICL sont soumis à une obligation de confidentialité.

L’AFPICL n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel de clients et prospects font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaître. Dans ce cas, l’AFPICL n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

8. DURÉE DE CONSERVATION

 

La durée de conservation des données est définie par l’AFPICL au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

 

 

Données relatives aux anciens étudiants / parents d’étudiants

3 ans après la fin de la période universitaire à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux fournisseurs et prestataires / représentants d’entreprise et institutions publics ou privés /

Pendant la durée des relations contractuelles avec l’AFPICL, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux clients / prospects

Pendant la durée des relations contractuelles avec l’AFPICL, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux personnes publiques dans le cadre de leur fonction

Pendant la durée du partenariat, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription.

Données techniques

1 an à compter de leur collecte

Cookies

13 mois

Newsletter

Jusqu’à désabonnement de la personne concernée

 

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux partenaires que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l’AFPICL n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

9. DROIT DE CONFIRMATION ET DROIT D’ACCÈS

 

Les partenaires disposent d’un droit de demander à l’AFPICL la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les partenaires disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

  • la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité ;
  • être formulée par écrit à l’adresse suivante :

AFPICL

Cellule droit d’accès
Adresse : 10 place des Archives 69002 Lyon

Courrier électronique : dpo@univ-catholyon.fr?

 

Les partenaires ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l’AFPICL. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l’AFPICL pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les partenaires.

Si les partenaires présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les partenaires sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

10. MISE A JOUR – ACTUALISATION ET RECTIFICATION

 

L’AFPICL satisfait aux demandes de mise à jour :

  • automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
  • sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.
11. DROIT A L’EFFACEMENT

 

Le droit à l’effacement des partenaires ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale.

En dehors de cette situation, les partenaires pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

  • les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
  • lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’AFPICL et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
  • la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
  • les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les partenaires sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

12. DROIT A LA LIMITATION

 

Les partenaires sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par l’AFPICL est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

13. DROIT A LA PORTABILITÉ

 

L’AFPICL fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiqués par les partenaires eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par l’AFPICL elle-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

14. DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE

 

L’AFPICL ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

15. DROIT POST MORTEM

 

Les partenaires sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse dpo@univ-catholyon.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante AFPICL – DPO 10 place des Archives 69002 Lyon accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

16. CARACTÈRE FACULTATIF OU OBLIGATOIRE DES RÉPONSES

 

Les partenaires sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l’AFPICL explique aux partenaires les conséquences d’une absence de réponse.

17. DROIT D’USAGE

 

L’AFPICL se voit conférer par les partenaires un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l’AFPICL, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de l’AFPICL (analyse d’usage, statistiques, etc.).

18. SOUS-TRAITANCE

 

L’AFPICL informe ses partenaires qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, l’AFPICL s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’AFPICL s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, l’AFPICL se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

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19. SECURITE

 

Il appartient à l’AFPICL de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, qu’elle estime appropriées qu’elle estime appropriées et non disproportionnées par rapport aux buts recherchés pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

  • gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
  • mesures de sauvegarde interne ;
  • processus d’identification ;
  • conduite d’audits de sécurité ;
  • l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information ;
  • l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité ;
  • l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité.
20. VIOLATION DE DONNÉES

 

En cas de violation de données à caractère personnel, l’AFPICL s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les partenaires et que les données n’ont pas été protégées, l’AFPICL :

  • en avisera les partenaires concernés ;
  • communiquera aux partenaires concernés les informations et recommandations nécessaires.
21. DÉLÉGUÉ À LA PROTECTION DES DONNÉES

 

L’AFPICL a désigné un délégué à la protection des données qui peut être contacté à l’adresse e-mail suivante dpo@univ-catholyon.fr

En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, l’AFPICL saisira préalablement le délégué à la protection des données.

Si les partenaires souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.

En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les partenaires pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

22. REGISTRE DES TRAITEMENTS

 

L’AFPICL, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’AFPICL, en tant que responsable du traitement.

L’AFPICL s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

23. DROIT D’INTRODUIRE UNE RÉCLAMATION AUPRÈS DE LA CNIL

 

Les partenaires concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes

3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

Tél : 01 53 73 22 22

24. ÉVOLUTION

 

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des partenaires par tout moyen défini par l’AFPICL, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

25. POUR PLUS D’INFORMAITONS

 

Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter les services suivants : dpo@univ-catholyon.fr

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.